Вопросы о возможности и порядке компенсации ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков регулярно возникают и у работников кадровых служб, и у бухгалтеров. При увольнении работников основным моментом является определение количества дней, за которые положена компенсация. Кроме того, работников во время работы интересует предоставление компенсации за неиспользованные отпуска за два года и более. В каких случаях возможно компенсировать отпуск, как рассчитать дни, за которые положена компенсация, и какие документы необходимо оформить, расскажем в статье.
Случаи и основания компенсации отпуска
1. Наиболее частым случаем замены отпуска денежной компенсацией является увольнение работника. При этом ему должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Напомним, согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Однако если в нарушение данного положения работник не был в отпуске более чем два года, то компенсируются отпуска за все года. Расчет производится исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Порядок исчисления среднего дневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск изложен в ст. 139 ТК РФ.
Если у работника перед увольнением имеется неиспользованный отпуск и работодатель не желает его компенсировать, возможно предоставление данного отпуска с последующим увольнением. Однако формулировка ч. 2 ст. 127 ТК РФ говорит о том, что предоставление отпуска с последующим увольнением осуществляется на основании письменного заявления работника и с согласия работодателя. Поэтому если работник не желает брать отпуск с последующим увольнением, то при увольнении ему выплачивается компенсация. Аналогично следует поступить и в том случае, если работник заявил о желании использовать отпуск с последующим увольнением, но работодатель не желает предоставлять ему данный отпуск.
Обратите внимание! При увольнении работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены такому работнику с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия) (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).
2. Часто встречаются случаи, когда работники не желают уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск и просят компенсировать его деньгами еще во время работы в организации. Рассмотрим, возможно ли такое.
В соответствии со ст. 115 и 122 ТК РФ основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней и должен предоставляться работнику ежегодно. По письменному заявлению работника денежной компенсацией может быть заменена часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. Иногда ошибочно полагают, что если имеется два неиспользованных отпуска и более, то работнику необходимо отгулять один из них, а остальные можно компенсировать. Однако согласно ч. 2 ст. 126 ТК РФ при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. То есть можно заменить денежной компенсацией, например, дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, часть удлиненного оплачиваемого отпуска. Но замена отпуска компенсацией – право, а не обязанность работодателя. В связи с этим, например, преподаватели, имеющие удлиненный оплачиваемый отпуск, не вправе требовать замены части отпуска, превышающей 28 календарных дней, если работодатель не согласен на это.
3. Однако есть случаи, когда работодатель не вправе компенсировать отпуск работникам. В частности, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении):
– беременным женщинам;
– работникам в возрасте до 18 лет.
Кроме названных категорий в указанной выше статье говорится и о том, что работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, нельзя компенсировать ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях, также за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
4. Иногда бухгалтеры задают вопрос: нужно ли компенсировать неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск работникам, проработавшим в организации менее 6 месяцев? Данный вопрос возникает в связи с тем, что согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы появляется у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Вместе с тем Трудовым кодексом не установлено ограничений на предоставление отпуска до истечения указанного срока. Более того, по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Поэтому при увольнении работника, проработавшего менее 6 месяцев на предприятии, ему также необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный ежегодный и дополнительные оплачиваемые отпуска пропорционально отработанному времени. Об этом же сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 944-6.
Рассчитываем дни, за которые положена компенсация
Количество дней отпуска, за которые работнику положена денежная компенсация, зависит от периода отработанного времени. Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
– время фактической работы;
– время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
– время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
– период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
– время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Кроме того, следует помнить о периодах времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. К ним относятся:
– время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
– время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Обратите внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
Поскольку ст. 127 ТК РФ не регламентирован порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск (или его дни) при увольнении в ситуации, когда рабочий год отработан не полностью, следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее – Правила) (с учетом действия норм ст. 423 ТК РФ).
Рабочий год, за который положен оплачиваемый отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней, – это промежуток времени со дня приема работника на работу и до дня в следующем году, предшествующего дате начала работы. Например, работник принят на работу 12.07.2009, соответственно, отпуск ему полагается за период с 12.07.2009 по 11.072010.
В соответствии с п. 35 Правил в ситуации, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. То есть если работник проработал 10 месяцев и 14 (или менее) дней, то указанное количество дней должно быть исключено из подсчета, а компенсация будет рассчитываться только за 10 месяцев работы. В случае же, когда работник проработал 10 месяцев и 15 (или более) дней, компенсация должна рассчитываться за 11 месяцев. Об этом же сказано в Письме Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1.
За каждый отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (из расчета 28 дн. / 12 мес.). Согласно Письму Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17 при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника. Например, работодатель должен выплатить компенсацию работнику за неиспользованный отпуск продолжительностью 20,4 календарных дня, которые округляются до 21 календарного дня, а не до 20 календарных дней.
В соответствии со ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). При этом особенности порядка исчисления средней заработной платы установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
Закрыть
